De volgende situatie komt u vast bekend voor: u koopt een apparaat, slaat de gebruiksaanwijzing open, begint te lezen … en u begrijpt niets van de tekst. De schuld van dergelijke teksten krijgen meestal de vertalers. Of dat terecht is? Toegegeven, het is mogelijk dat de vertaler geen technische kennis had of gewoon een slechte vertaler was. Het is ook mogelijk dat de tekst met de automatische vertaalfunctie van een bekende zoekmachine vertaald is. Maar het kan ook zijn dat het origineel van de gebruiksaanwijzing al een slecht geschreven tekst was. In veel gevallen wordt de gebruiksaanwijzing of technische documentatie namelijk niet door een technisch redacteur, maar door een ontwikkelingsingenieur geschreven. En de sterke punten van ingenieurs zijn meestal niet het schrijven van teksten. Toch is het helemaal niet zo moeilijk om goed geschreven gebruiksaanwijzingen te maken, als u op een paar regels let.

De tekstfunctie en tekstsoort, thematische en grammaticale samenhang en de thematische ontwikkeling worden al bij het schrijven vastgelegd. En dit is de taak van de technische redacteur of auteur. Een eenvoudige revisie van de gebruiksaanwijzing of de vertaling met betrekking tot de woordkeuze en stijl zorgt vaak al voor wonderen.

1. Het belangrijkste komt het eerst in de zin

In een zin moet het belangrijkste altijd als eerste genoemd worden. Let ook op een logische volgorde van handelen. Zo staat bijvoorbeeld de instructie “Open de afdekking, nadat u de machine heeft uitgeschakeld” niet in de volgorde waarin hij uitgevoerd wordt. Dit kan tot verwarring leiden. Logisch zou hier zijn: “Schakel de machine uit. Open de afdekking.”

2. Korte zinnen met een eenduidige betekenis

Korte zinnen met heldere instructies laten weinig ruimte voor interpretaties. Ideaal is één eenduidige boodschap per zin. Tussenvoegsels, bijzinnen en bijvoeglijke bepalingen maken de zin ingewikkelder en vergroten daardoor de kans op fouten.

3. Positieve formuleringen, geboden en geen verboden

Voorkom (dubbele) ontkenningen en formuleer positief. Schrijf wat de gebruiker moet doen, en niet wat hij of zij niet moet doen. De instructie “Het is voor onbevoegden verboden de veiligheidszone te betreden” is een negatieve formulering en dus een verbod. Een duidelijk betere en kortere formulering is: “Veiligheidszone rond de machine afzetten.”

4. Vulwoorden weglaten

Doorzoek de tekst naar woorden als “maar”, “onder andere”, “verschillende”, “eigenlijk” en “misschien”. Deze woorden zeggen niets en blazen de tekst onnodig op. Bovendien doen ze afbreuk aan de onder punt 2 beschreven eenduidigheid en laten ze ruimte voor interpretatie.

5. Verkeerde vakbegrippen/terminologie

Het juiste gebruik van vakbegrippen en terminologie hoort in technische documentatie een vanzelfsprekendheid te zijn. Dis is helaas niet altijd het geval, ondanks de hulpmiddelen die voor het schrijven van teksten ter beschikking staan.

6. Stijl

Stijlfouten zijn geen schoonheidsfoutjes maar echte fouten die niet verwaarloosd mogen worden. Bekend voorbeeld zijn contaminaties (verhaspeling van twee begrippen) of foutieve samentrekkingen, waarbij woorden meerdere functies tegelijkertijd moeten vervullen. Dergelijke fouten zijn soms lastig op te sporen. Daarom is het hier zinvol volgens het 4-ogen-principe te werken.

7. Actief in plaats van passief

Formuleer instructies actief en vermijd passieve constructies. Instructies zijn bedoeld om de lezer tot een handeling te bewegen. Daarom is het nodig om de lezer direct aan te spreken. Bovendien zijn zinnen in de actieve vorm meestal korter.

8. Werkwoorden in plaats van zelfstandige naamwoorden

Vermijd de nominale stijl. De nominale of naamwoordelijke stijl gebruikt vooral zelfstandige naamwoorden. Woorden die eindigen op -heid of -ing zijn vaak in zelfstandige naamwoorden omgevormde bijvoeglijke naamwoorden, werkwoorden of bijwoorden Meestal is het heel gemakkelijk om een naamwoord door een werkwoord te vervangen. Neem bijvoorbeeld constructies met een lijdend voorwerp. Het naamwoordelijk gezegde “controle uitvoeren” is makkelijk door het werkwoord “controleren” te vervangen.

9. Veelzeggende werkwoorden

Gebruik werkwoorden die duidelijk iets uitdrukken en voorkom zinnen met teveel hulpwerkwoorden zoals “hebben” en “zijn.” Hoofdwerkwoorden zorgen voor beelden in het hoofd van de lezer. Ze maken het gemakkelijker de tekst te begrijpen.

10. Zinvolle kopjes

Let ook op de hoofdstuk- en paragraaftitels. “Inleiding”, “Algemeen” of “Slot” zijn woorden die weinig tot niets zeggen.

Tot slot is het vanzelfsprekend dat een gebruiksaanwijzing, net als iedere andere tekst, in de oorspronkelijke versie en als vertaling zorgvuldig volgens de actuele grammatica- en spellingsregels geschreven wordt. Met deze tips wordt de vertaling beter dan het origineel. Veel succes bij het schrijven!

Heeft u zelf wel eens leuke of opvallende fouten in gebruiksaanwijzingen gevonden? Schrijf hieronder gerust commentaar!